Розничная сеть: сотрудники уже использовали ИИ, просто никто не знал как

Что было

Компанию попросили «оценить, стоит ли внедрять ИИ». Первым делом мы предложили выяснить, не внедрён ли он уже — снизу и стихийно.

Провели анонимный опрос. Треть сотрудников регулярно пользуется публичными сервисами для рабочих задач. Из них 34% вставляли туда договоры, 22% — данные клиентов.

Формально это нарушение, но винить некого: запрета не было, инструкции не было, а работу надо делать.

Что сделали

Написали правила на одну страницу — не регламент на сорок листов, который никто не прочитает. Что можно отправлять всегда, что нельзя никогда, что делать, если непонятно.

Ключевое: запрет без альтернативы не работает. Поэтому одновременно дали внутренний контур, где те же задачи решаются на данных компании и без утечки наружу.

Провели короткое обучение по отделам с разбором реальных примеров: вот это можно, вот это нельзя, вот так переформулировать, чтобы стало можно.

Отдельно договорились не наказывать за прошлое: цель — изменить поведение, а не найти виноватых. Если бы начали с разбора, следующий опрос показал бы ноль и ничего не значил.

Чего не вышло

Полностью убрать использование публичных сервисов невозможно и не нужно: для задач без чувствительных данных они удобнее. Правила это разрешают явно, иначе их бы просто обходили.

Результат

Доля сотрудников, отправляющих рабочие данные в публичные сервисы, упала с 34% до 4% за два месяца. Внутренним инструментом пользуется 61% — больше, чем публичными до этого. Компания получила не запрет, а управляемую практику.