Страховой брокер: три часа в день уходили на разбор писем с документами
На общую почту приходило до сорока писем в день с полисами, актами и справками в разных форматах. Сотрудник вручную доставал данные и переносил в учётную систему.
Модель разбирает вложение, достаёт поля и заводит черновик записи. Человек подтверждает или правит — и занимается тем, что требует решения, а не переписывания.
Что было
Брокер работает с десятком страховых компаний. На общую почту ежедневно приходит до сорока писем: полисы, акты, справки, запросы — в PDF, сканах и просто картинках с телефона.
Один сотрудник тратил на это около трёх часов в день: открыть, прочитать, достать номер, даты, суммы, стороны, завести в учётную систему. Скучная работа, на которой копятся ошибки.
Что сделали
Начали с расчёта. Три часа в день — это примерно шестьдесят часов в месяц. Стоимость решения и его обслуживания должна была уложиться в заметно меньшую сумму, иначе смысла нет. Уложилась.
Разобрали, какие типы документов приходят и какие поля из них нужны. Оказалось, что 82% писем укладываются в четыре типа с предсказуемым набором полей.
Собрали обработку: письмо попадает в очередь, модель определяет тип и достаёт поля, создаётся черновик записи в системе. Сотрудник видит список черновиков рядом с исходным документом и подтверждает или правит.
Отдельно прописали, что делать с неуверенными результатами: если модель не уверена в поле, оно подсвечивается и требует ручного подтверждения, а не подставляется молча.
Чего не вышло
Нестандартные документы — 18% потока — модель разбирает плохо, и мы не стали её на них учить: слишком мало примеров каждого вида. Они уходят в ручную обработку, как и раньше.
Результат
Время на разбор упало с трёх часов до сорока пяти минут в день. Ошибок ввода стало вдвое меньше: человек проверяет готовое, а не набирает с нуля. Окупаемость решения — четыре месяца, как и было в расчёте на старте.
Данные графика
| Период | Было | Стало |
|---|---|---|
| Простой полис | 4 | 1 |
| Акт с приложением | 9 | 2 |
| Справка | 3 | 1 |
| Нестандартный документ | 14 | 11 |
Другие кейсы
Руководитель прослушивал десяток записей в неделю из пятисот. Оценки операторов строились на этой выборке, а системные проблемы в скриптах не находились годами.
Каждый разговор разбирается автоматически: тема, соблюдение обязательных шагов, тон, нерешённые вопросы. Руководитель слушает только помеченные записи.
Риелтор возвращался с осмотра и садился писать текст. На это уходило до сорока минут, поэтому объекты публиковались через день-два после осмотра.
Модель собирает черновик из анкеты объекта и фотографий: структура, акценты, район. Риелтор правит десять минут и публикует в тот же день.
Трафика на сайт школы было достаточно, конверсия — низкая. Родители не понимали ценность продукта: программирование для ребёнка 8–14 лет — покупка не для себя, с длинным горизонтом и без быстрого измеримого результата. Реклама вела на страницу курса, где нужно было сразу записаться, — то есть принять решение о занятиях ребёнка за один визит.
Между рекламой и записью появился бесплатный вебинар для родителей, после него — серия писем с примерами проектов учеников и бот в мессенджере на частые вопросы. Курс подбирается под возраст ребёнка, а следующим шагом идёт не оплата, а бесплатный пробный урок с преподавателем.
Если у вас есть бизнес – у нас есть, что обсудить.
Опишите в двух словах задачу – отвечу в течение 1 рабочего дня. Если совпадаем по подходу, назначим часовой созвон-разбор. Бесплатно.